第一章总则

第一条为进一步提升学院公文处理工作的规范化、制度化、科学化水平，更好地服务于学院的人才培养、日常管理、社会服务等重点工作，参照国家及省、市机关有关公文处理的规定，并结合学院实际，特制定本办法。

第二条公文是具有法定效力和规范体式的公务文书，是进行党政管理的重要工具。公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，做到及时、准确、安全。

第三条学院办公室是全院党政公文处理的管理机构，并负责指导院内各部门的公文处理工作。

第四条各部门负责人应当高度重视公文处理工作，切实加强对本部门公文处理工作的领导和指导，应确定专职人员负责公文处理工作。

第二章公文的种类

第五条我院常用公文的种类有：

（一）决定：用于对学院党政重要事项或重大行动做出安排，奖惩院内有关部门及人员，变更或撤销各部门不适当的决定事项。

（二）意见：用于对学院党政重要问题提出见解和处理办法。

（三）通告：用于学院在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（四）通知：用于学院（或学校授权的职能部门）转发上级机关和不相隶属机关的公文，学院批转职能部门的公文，传达要求相关部门办理、周知或执行的事项，发布规章，任免人员等。一般为下行文。

（五）通报：用于学院表彰先进，批评错误，传达重要精神、沟通重要情况等的下行文。

（六）请示：用于学院向上级机关请求指示、批准的上行文。

（七）报告：用于学院向上级机关或各部门向学院汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问的上行文。

（八）批复：用于学院答复各部门请示事项的下行文。

（九）规定：用于学院对特定范围内的工作和事务制定的具有约束力的行为规范。

（十）函：用于学院之间、单位之间商洽工作、询问和答复问题，以及学院向无隶属关系的有关主管部门请求批准等的平行文。

（十一）会议纪要：用于记载学院党政会议的主要精神和议定事项。

第三章公文的格式

第六条学院党政公文一般应包括下列组成部分，并按照要求格式进行排列：

（一）发文字号。包括机关代字、年份、序号，即ΧΧΧΧ〔年号〕ΧΧ号。采用三号仿宋体字。位于首页文头下2行，居中排布。年号要写完整，统一使用六角括号〔〕括起。序号前不加“第”字，序号不设虚位。

（二）签发人。上报的公文需标识签发人姓名，与发文字号平行排列，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，后标全角冒号，签发人姓名用3号楷体字。当有多个签发人时，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名在其之下按发文机关顺序依次顺排，并使发文字号与最后一个签发人处在同一行。

（三）公文标题。应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。除法律、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题与文头纸红线空2行。用二号小标宋体字，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（四）主送机关。指公文的主要受理机关。标题下空一行，用三号仿宋体字左侧顶格，回行继续顶格。主送机关应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，主送机关不止一个时，每个或每类机关间用标点分隔。最后一个主送机关名称后标全角冒号。

（五）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。采用三号仿宋体字。正文中凡使用结构层次序数的，应按照第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。如不设第二层次，也可按照“一、”，“1、”，“（1）”的顺序。

（六）附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件1：ΧΧΧΧΧΧ）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

（七）成文日期。统一用小写汉字标明完整的年月日（不使用阿拉伯数字），“零”写成“○”；右空4字，用三号仿宋体字；决议、决定、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加圆括号标注于标题下方居中位置。公文成文日期以领导签发或会议通过的日期为准；联合行文以最后签发负责人签发的日期为准。

（八）抄送机关。指除主送机关以外的其他需要执行或知晓公文内容的上级、下级和不相隶属机关。位于主题词之下，所占区域用两条与图文区等宽的平行实线作为界线，形成“抄送栏”。起首空一字书写“抄送：”字样，采用三号仿宋体字，其后依次标有各抄送机关，采用三号仿宋体字，其间用逗号隔开。回行与上一行“抄送”以后的抄送单位对齐书写，在最后一个抄送机关后标句号。

第七条其他注意事项

（一）凡涉密公文应将保密等级“秘密”、“机密”、“绝密”用三号黑体字顶格标识在公文右上角第一行，两字之间空一字。

（二）凡对送达和办理有时限要求的公文，应在公文右上角秘密等级下用三号黑体字标注紧急程度“急件”、“加急”、“特急”等字样，两字之间空一行。无保密等级标识时，直接排在第一行。

（三）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置，使公文生效标识不能与正文同处一页时，应通过调整公文的行间距、页边距等措施，使二者同处一页。不得采用将生效标识单独放在一页并在其左上方标写“此页无正文”的方法解决。

（四）公文行间距应在25—30磅之间，推荐使用28磅，字间采用标准间距。行间距为28磅时，在公文首页发文字号距页面首行空出5—6行间距。公文标题分多行排布时，行间距推荐使用32磅。

（五）学院公文统一在左侧用两个订书钉装订（特殊文件另作要求），装订要整齐规范。不得在文件的上方或左上角、右上角装订，或只在文件的左侧订一个订书钉。

（六）学院的各类公文一律采用国际标准的A4型纸（210mmX297mm）。

（七）页码统一在页面底端居中直接以阿拉伯数字标注，公文仅有一页时不显示页码。

（八）公文生效标识。指证实公文作者的合法性，使公文生效的凭据。一是凡以机关名称制发的公文，使用与制发机关名称一致的机关印章，二是院校领导名义制发的公文，使用签发公文的领导在公文正本处的亲笔签名（或代以签名章）。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文一行之内，端正、居中下压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm，并注意排列整齐。

第四章行文规则

第八条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第九条学院统一对外行文，各职能部门不得自行对外正式行文。学院职能部门职权范围内的工作如需向下正式行文，可由学院或办公室转发。

第十条上报学院公文事项如涉及学院多个职能部门，应事先与涉及的部门协调沟通,然后上报。属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送该主管部门处理,不必向学院行文。

第十一条“请示”应当一文一事。“报告”不得夹带请示事项。

第十二条除学院领导直接交办的事项外，不得以部门名义直接向学院领导个人报送“请示”或“报告”。部门或单位负责人不得以个人名义上报“请示”。“请示”不得多头报送。

第五章发文办理

第十三条发文办理指制发公文的过程，一般包括草拟、审核、签发、复核、缮印、分发、登记等程序。发文处理要做到“五严”，即严校核，严制发，严分发，严归档，严清退。

第十四条苏农院党、苏农院的发文办理一般由学院办公室负责。公文印刷一般应由办公室负责。未经学院办公室负责人同意，不得私自印刷或在他处印刷。

第十五条由学院各部门提出需要制发的文件，均由该部门先行指定专人按照文档格式草拟文稿，草拟公文应做到情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅合理，附件齐全。部门负责人应对文稿的格式、内容进行认真审核。

第十六条草拟公文应一律采用A4纸打印，并附电子文本，逐项填写“苏州农业职业技术学院公文拟稿单”，送学院办公室。

第十七条草拟公文经办公室送院领导签发。签发前学院办公室负责作好审核工作。办公室负责人负责审核行文是否需要，是否符合学院的决议、规定，文稿内容与各种法律制度有否违背，核稿之后，即可送至主管院领导签发。

第十八条学院各类正式公文必须经审核完毕确认无误后再请主管院领导签发，不得先签发再核稿。签发人一般在其法定职权范围内签发公文（正签）。可根据主管院领导的授权由其他院领导代签，代签应标注“代”或“代签”等字样。院领导签发文件时应批注定稿及是否同意印发的意见（如“发”、“同意发”等），并签注完整的姓名和年月日。由院领导签发后的文稿即转为定稿，已具备正式文件的效用，不经签发人同意，任何人不得再对其进行修改。文稿签发后应及时印刷。

第十九条联合行文时，必须做好会签工作。只有经所有发文部门的主管领导均签发的联合行文才具备法定效用。

第六章收文办理

第二十条收文办理指对收到的院内外公文的处理过程，包括：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、督办等程序。

第二十一条由学院统一制发的、具有学院统一编号的公文，在下发时都必须使用统一的文件发放登记表，由文件接收人签收。学院办公室收到院内其他部门呈报的公文时，应进行审核。重点是：是否应由本部门办理；文种使用、公文格式是否规范；涉及到相关部门的事项是否已协商、会签。

第二十二条学院办公室收到各部门报来的需要办理的公文，经审核，符合办理范围的，办公室负责人提出拟办意见，由学院有关领导签署批办意见或直接交有关部门办理。对不符合办理范围的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

第二十三条学院办公室收到上级机关下发或交办的公文，由学院办公室负责人提出拟办意见，送有关院领导批示后办理。任何部门或个人收到上级正式公文，或外出开会带回正式公文，必须送学院办公室登记办理，不得直接签批或传阅。

第二十四条承办部门收到交办的公文后，应按时限要求及时办理；对不属于本部门职责范围或不宜由本部门办理的，应及时退回学院办公室，并说明理由。

第二十五条除直接交办事宜外，院领导一般不直接收取各部门请示或报告，未经登记的公文应交办公室登记办理。文件阅后退回办公室，不得横传。

第二十六条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致时，可以提出明确意见经办公室上报主管院领导审批、裁定。

第二十七条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第二十八条送负责人批示或交有关部门办理的公文，学院办公室负责催办；做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。学院办公室定期汇总并公布院领导批示和有关部门办理情况。

第七章公文管理

第二十九条公文处理完毕后，应及时整理、归档，定期向档案室移交。任何个人不得保存应当归档的公文。

第三十条凡学院发送的公文，各部门要有专人签收、保管。应按照收文办理程序及时办理。机要文件定期清退，集中销毁。凡属规章制度性的或涉及本部门的院内文件要妥为保存。

第三十一条公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规，确保党和国家秘密的安全。

第三十二条上级机关的公文，除绝密或注明不准翻印的以外，经主管院领导同意，学院办公室可以翻印、复印、转发，按正式文件管理。

第八章附则

第三十三条本办法由学院办公室负责解释。

第三十四条本办法自颁布之日起生效，原《学院公文处理办法》（苏农院﹝2005﹞28号）同时废止。