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学院档案管理暂行办法

发布者:苏州农业职业技术学院 [发表时间]:2018-08-25 [来源]:苏州农业职业技术学院 [浏览次数]:

第一章总则

第一条为了加强苏州农业职业技术学院档案工作,提高档案理管水平,有效地保护和利用档案,为学院各项工作服务,为社会经济发展服务,根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)、《江苏省档案管理条例》、《普通高等学院档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规,结合学院实际,制定本办法。

第二条本办法所称档案,是指学院在从事党政管理、教学、科研以及其他各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条学院档案记录反映了学院建立、建设和发展的历史过程,是学院各项工作的重要组成部分,是评估和衡量学院教育质量和管理水平的重要依据,它为学院教学、科研、管理水平的提高创造了必要条件,是反映和维护学院历史面貌的一项重要工作,是办好学院的重要基础工作。

第四条学院各门类、不同载体的档案必须遵循统一领导、集中管理、维护档案的完整、准确与安全、便于开发利用的原则,任何单位和个人不得将应归档的材料截留在部门或据为己有。

第五条学院应加强对档案工作的领导,严格实行部门立卷制度,逐步做到“三纳入”、“四同步”,即:纳入学院计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章管理体制与职责

第六条学院要加强对档案工作的领导,明确一名院领导分管,日常工作由院长办公室负责,业务上受上级主管厅和市档案局等指导、监督、检查。

第七条学院设综合档案室,各部门设兼职档案员,建立全院档案信息网络。

第八条档案室是学院档案工作的常设机构,它既是学院档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用学院档案的科学文化事业机构,其业务须接受省、市档案行政管理部门和省教育管理部门的指导、监督与检查。学院综合档案室的主要职责是:

(一)宣传、贯彻、执行党和国家关于档案工作的法令、政策和规定,提高全院师生员工的档案意识;

(二)制订学院档案工作发展规划、工作计划及规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况;

(三)指导、协助各部门做好各类档案的归档工作,根据不同门类、不同载体档案材料归档的特点,及时做好档案的接收、分类、鉴定、统计、保管和利用工作;

(四)科学地管理档案,在开展档案开放和利用工作的同时,严守档案机密,确保档案安全;

(五)负责编辑档案参考资料,编制检索工具,多途径、多形式地开发档案信息资源,积极为学院的发展提供服务;

(六)负责学院档案工作网络建设和档案工作的业务指导,对全院专、兼职档案工作人员进行业务培训,努力提高档案工作人员的素质和档案工作水平;

(七)完成学院领导交办的其他任务。

第九条学院档案工作网络由各部门负责人及兼职档案员组成。各部门分管档案工作负责人分管本部门档案工作,兼职档案员具体承办本部门档案工作。

第三章档案工作人员、经费、库房、设备

第十条学院档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守、严守机密、勇于创新,具备档案专业知识和一定的科学文化知识。

第十一条学院档案工作人员列入事业编制,其编制人数由学院根据本校规模及馆藏档案数量等实际情况确定;学院档案工作人员属档案专业技术人员,按《档案专业人员职务试行条例》(职改字[1986]第39号)实行专业技术职务聘任。

第十二条档案工作所需经费由学院单独立项,列入学院年度经费预算。并为档案管理人员提供必要的工作条件。

第十三条学院根据现有规模、发展规划和现代化管理的需要,努力按照《档案馆(室)建筑设计规范》和《档案技术保护规范》的要求,为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。库房应有防霉、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防高温、防强光、防有害气体和有害生物的保护措施,存放声像等特殊载体档案,应设有专门库房,并配置恒温、恒湿设施。

第十四条根据工作需要,学院应有计划地为档案部门配置计算机、复印机、照相机、扫描仪、摄像机等设备,使档案管理现代化同学院管理现代化同步发展。

第四章文件材料的归档、移交和接收

第十五条学院建立和完善文件材料的立卷归档制度。各部门应把文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入部门工作计划,列入教学、科研、管理人员的职责范围,做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十六条学院档案分为党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会等十大类,另外还有声像、实物档案,各类文件材料的归档范围和保管期限按《苏州农业职业技术学院档案归档范围和保管期限》执行。凡属应归档的文件材料必须按规定及时归档。

第十七条有关部门和学院对科研成果、产品定型、基建竣工、贵重仪器设备开箱及其他技术项目进行鉴定验收时,必须通知档案室相关人员参加。以便对应归档的文件材料进行审查验收,签署验收意见并盖章。不够完整、准确、系统的文件材料不予鉴定验收。

第十八条档案归档时间:党政管理部门和能按年度归档部门的文件材料在次年四月底以前归档;教学部门和能按教学年度归档部门的文件材料应在次年度的寒假前归档;科研、基建等部门应在项目完成通过鉴定、验收后两个月内归档。财会档案应在会计年度终了后的第二年下半年归档。因公外出参观、学习考察及参加各种会议的文件材料回学院后一星期内归档。有关技术会议方面的科技资料,在会议结束后归档,各种技术照片、录音、录像、光盘等应当随时归档。

第十九条接收归档文件材料必须办理交接手续,填写归档材料移交清单,一式两份。

第五章档案管理

第二十条学院的各门类、各种载体的档案原则上应由学院档案室集中统一管理,对某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案,可根据实际需要,实行统一领导,分级管理。

第二十一条学院档案室按照《苏州农业职业技术学院档案实体分类法》对接收的归档材料应进行分类、整理、编目、排列上架。

第二十二条档案室应定期做好档案的鉴定工作,对保管期限已满的档案,应组织有关专业人员和档案人员按照有关规定进行鉴定。凡需销毁的档案,按《苏州农业职业技术学院档案鉴定销毁制度》执行。

第二十三条档案室必须做好档案的统计工作,及时统计档案的收进、移出、利用、销毁等各种数据,按照有关规定,向上级档案管理部门报送档案基本情况统计年报。

第二十四条档案室应会同有关部门定期进行档案密级的审查,根据具体情况及时调整密级。

第二十五条档案室应做好档案保护工作,建立库房管理和检查制度,实行专人负责,严格按照“八防”要求管理库房,确保档案安全。及时修补残破档案,对字迹褪色的档案要及时修复或复制。在定期检查档案时,遇有特殊情况,应向学院领导汇报,及时处理。

第二十六条档案是学院科学管理、正确决策的重要信息资源,为充分发挥档案信息资源的作用,学院应将档案室纳入学院自动化信息管理网络,使档案室现代化管理与学院现代化管理同步发展,以适应档案科学管理需要。

第六章档案的利用与开发

第二十七条档案室应按照《档案法》的规定,向全院以及全社会开放属于开放范围的档案。

第二十八条室藏档案属下列情况之一者不宜开放:

(一)涉及党和国家秘密的;

(二)涉及专利或技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成部门规定限制利用的。

第二十九条档案室应设立专门的阅档室,并提供各种检索工具;档案室工作人员应熟悉室藏档案,了解学院各项工作的需要,加强内外信息的综合开发利用,发挥档案的信息功能,做好领导和有关部门的助手和参谋作用,最大限度地满足利用者的需要,提高社会效益和经济效益。

第三十条利用学院档案,均应按规定办理利用手续。

(一)档案借阅均需办理借阅登记手续,与本人本职工作无关的一律不予借阅,借阅超出本部门分管业务范围的档案,需经业务分管院长同意,外单位因工作需要,要借阅学院档案时,一律凭单位介绍信,并经院领导批准。

(二)借阅学院党委会、党政联席会议、院长办公会议记录一律由党委书记、院长批准,借阅其他机密档案必须经院长办公室主任批准;机密档案一律在阅档室内阅读。其他档案需借出档案室阅读时,时间不得超过十天,特殊情况办理续借手续,如因公出差较长时间,应在出差前归还。

(三)查阅、借用档案不得丢失、污染、折迭、涂改和转借;对借出档案,档案室要定期催还,并负责清点、检查档案完好情况,发现损坏或丢失,应书面报告学院领导处理。

第三十一条学院档案室应加强档案编研工作,大力开发档案信息资源,根据学院发展和社会的需要,有计划地对档案资料进行研究整理,整理各种汇编资料和编研成果,为学院教学、科研和管理工作服务,为社会各方面工作服务。

第三十二条学院档案室应积极参加本系统、本地区的档案协会活动,不断提高档案管理水平。

第三十三条学院档案室应发挥其科学文化功能,利用室藏资料开展档案宣传教育工作。

第七章考核、奖励与处罚

第三十四条建立档案工作的检查、考核和评估制度,由档案室具体组织对各部门档案工作进行考评,对于在年度归档工作中表现突出的集体和个人、对档案编研及服务工作优秀者给予奖励。

第三十五条有下列行为之一者,学院可视情节轻重按《档案法》和《江苏省档案管理条例》规定的程序,建议直接责任人所在单位给予行政处分,造成损失的,可根据档案价值和数量,责令赔偿,情节严重、触犯刑法的,依法追究法律责任。

(一)损毁、丢失属于学院所有的档案的;

(二)擅自提供、抄录、公布、销毁属于学院所有及应当保密的档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖或者转让学院档案的;

(五)倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠给外国人的;

(六)不按规定时间归档或不按期移交档案、并经多次教育不改的;

(七)明知所保存的档案面临危险而不采取措施、造成档案损失的;

(八)档案工作人员玩忽职守、造成档案损失的。

第八章附则

第三十六条本办法由学院办公室负责解释。

第三十七条本办法自发布之日起施行。