第一章  总则

第一条 为加强学院科技档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）和《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)的有关法规，结合学院实际情况，特制定本办法。

第二条 科技档案是指学院科技活动中直接形成的具有保存价值的科技文件材料（包括文字材料、计算材料、图纸、影片、录音带、录象带、光盘、标本等）。

第三条 科技档案是历史的真实记录，必须集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全、便于开发利用。科技产业处、各二级院（系、部、中心）在科技活动中形成的科技文件材料应立卷归档，按有关规定移交学院档案室集中保管，任何部门和个人不得擅自留存或销毁。

第二章 科技档案的归档范围

第四条  科技项目立项依据材料。凡是列入学院科技项目（包括青年教师科研基金、科研创新团队、院区（企）科技结对、挂县强农富民工程等）及院外国家、省、市级项目（包括平台建设项目），都必须建立完整的科技档案，按期积累和保管有关文件材料，包括科技项目的项目申报书，立项通知书，合同书，中期检查材料，验收材料，鉴定材料，经费预决算和研究成果材料等。

第五条  与其他单位合作的科技项目。凡是与其它单位合作的科技项目所形成的科技文件材料，是我院主持的，应将科技项目全套技术文件材料（包括协作单位报送的技术文件材料），立卷归档。我院是协作单位的应整理本院所形成的有关技术文件材料立卷。

第三章  科技材料的归档要求

第六条  实行科技项目负责人立卷归档的责任制，每项科技项目一经立项并签订合同，项目负责人须在科技产业处登记并领取学院科技档案项目编号，项目（包括中断或取得负结果的项目）完成或某部分结束后，项目负责人必须对所形成的科技文件材料加以系统整理。

第七条  每个科技项目在验收或鉴定结束后，必须办理正式归档手续，由项目负责人填写“卷内科技文件材料目录”一式三份，经清点签字后，一份连同归档案卷交学院档案室，并由其统一归档管理；一份由科技产业处保存备查；一份由项目负责人保存备查。

第八条  归档时间。项目实施期间所形成的重要材料应递交科技产业处专门保存。项目完成验收或鉴定形成的所有材料，必须在15个工作日之内归档，未经办理归档手续的科技项目，学院视作项目未完成处理。报奖材料在报奖同时归档。

第九条  凡归档科技文件材料必须是原件（稿），书写不得用铅笔、圆珠笔。记录本应事先编好页码，记录不当的废页应保留在记录本内，不得撕去。要字迹工整，图样清晰，有利于长久保存。

第十条   科技文件材料一般用线装订，不能装订的，可放入档案盒或档案袋内归档保存。照片、图纸的立卷应收集成套，保持完整。

 

第四章  科技档案的管理

 第十一条  科技档案的管理应遵循科技文件材料自然形成规律，保持科技文件材料的内在联系，便于保管、保密和方便的原则。

 第十二条  学院档案管理部门要加强对科技档案工作的业务指导和监督检查，逐步实现科技档案的标准化、规范化管理。属绝密级的科技档案应单独登记，专柜存放，严加保管。

 第十三条  对接收的科技档案，要组织有关人员进行鉴定，按有关规定确定保管期限及密级等级。保管期限一般分永久、长期（15~50年）、短期（15年）三类。保管期限，一律由归档后的第二年算起。密级的确定，按有关保密规定执行。对保管期限变动、密级调整和须销毁的科技档案，必须登记造册，由学院档案室和科技产业处共同审核鉴定，报分管院长批准后实施。

 第十四条  科技档案一般仅限在档案室内查阅，如必须借出，须办理借阅手续，借出时间最长不得超过两周。

 第十五条  密级以上的科技档案，未经批准不得复制、摘抄、拍照、转借他人或公开展览等，确因工作需要，经学院科技产业处及项目负责人同意报分管院长批准后方可进行上述工作。

 第十六条  借阅科技档案的人员，应对科技档案的安全、完整和保密负责，不得私自将案卷拆开或抽页；严禁在档案材料上涂改、批注，使其污损。借、还档案时，档案管理人员和借阅者双方都应严格检查，如发现档案材料有损坏和遗失，要及时妥善处理。

 第五章     附则

第十七条  科技项目归档材料追溯自2002年起尚未归档的所有项目材料。

第十八条  本办法由科技产业处和学院档案室负责解释。

 

 

苏州农业职业技术学院

二〇一二年十二月十日